【今週の一言】８／４（木）の『てんめい尽語』から
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★書士会組織の情報化とは★

県書士会の副会長に就任して以来、文書管理システムの設定変更や新執行部メンバーへのユーザー登録の変更、新たな組織のグループ設定などに勤しんでいます。

「文書管理システム」は、平成１４年度に私が企画開発部長当時に企画立案し、理事会に諮って導入を決定したものですが、具体的な導入段階では、会長選挙に立候補して負けてしまったので、全く手が出せなくなってしまい、１５，１６年度の執行部に委ねるしかなかったので、執行部に戻った以上、自分の責任上管理者にならざるを得ないという思いで取り組んでいるのですが、前期の管理者の苦労を身にしみて感じています。

しかし、１５，１６年度の執行部のしかるべき責任と権限を持った人たちの中には、文書管理システムをきちんと理解できる人がいなかったらしく、管理者は企画開発部副部長ということで、この副部長さんの尽力のおかげで形はそれなりにできあがったものの、文書管理システムを稼働させるためのルールや文書分類基準の策定といった運用基盤が全くと言っていいほどできていないままであったので、これからその基盤を整備していかなければなりません。

そのために、今、「神奈川県行政書士会情報化の基本方針（案）」を書いて方向付けを行い、それを執行部内の共通理解にするための努力を行い、そのうえで、「文書管理システム運用基準・ガイドライン（案）」を策定していこうと考えています。

書士会の情報化は、文書管理システムを動かすことで成就するわけではなく、組織内の情報流通を活発にし、執行組織に参画しているすべての人の間で「情報的相互作用」の輪を拡げ、共通理解による心理的共振が生まれてくるような情報秩序を作り上げ、組織としての成果を上げ、その継続性を確保するという目的のために推進しなければならない課題なので、なんとしても推進していかなければなりません。つまり、情報化とは、新たな価値観の想像であり、その価値観に基づく秩序づくりであり、組織文化の創造なのです。

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【Ozeki-Letter】　　　　　　　　 　　 2005. 8. 5【第110号】
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