【今週の一言】　4/15（木）の『てんめい尽語』から
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【文書管理システムに魂を入れて！】
神奈川予防法務研究会の設立総会、新潟フォーラムが終わり、今度は５月８日開催予定の行政書士会小田原支部の定時総会に向けて準備を進めなければなりません。とりあえず、支部会員である息子殿に協力を願って往復はがきでの通知を作成し、明日発送です。

先月、毎週月曜に説明会を行い、４月１日から実装する予定であった神奈川県行政書士会文書管理システムを覗いてみました。が、先月私が受けた説明会の時点と全く変わっていません。企画開発部主催の説明会の時には、システムはできあがったので、あとは総務部で起案→決裁ルートを決める予定になっているという説明があったのですが、未だにそれはなされていないようです。

この文書管理システムについては、この尽語でも何度も書いてきましたが、組織の情報化のためにはきわめて重要な機能を果たすシステムなのです。しかし、その機能を生かすためには、組織のトップリーダーの理解とリーダーシップが不可欠です。しかし、今現在、そのためのリーダーシップは、全く働いていないようです。

情報化社会は、インターネットの精神文化に支えられる社会です。インターネットの精神文化とは、自ら情報を発信すること、自ら情報を取りに行くこと、そして、自ら情報を咀嚼・加工して価値を生み出すことを基本的な規範とする文化なのです。

文書管理システムによって、組織運営の責任と権限を明確にし、規律ある情報公開が行われ、公開された情報に関する説明責任を全うすることによって、組織の中の情報的相互作用を生み出し、そのことが共通理解を広げるという組織内のサイクルを生み出すことことこそが、このシステム導入の意義なのです。どんなシステムも、作っただけでは何も価値を生み出しません。使ってこそのシステムなのです。

文書管理システムは、行政や企業が文書管理のために創り出してきたものですが、行政や企業のように一定規模の建物の中で組織内の人が働いている環境でさえその必要性を意識されたことでできたシステムなのです。行政書士会のように事務局はあっても意思決定を担うべき役員が県内各地に独立した事務所を持ち会での常勤性がほとんどない組織にとっては、必要不可欠なものであると言っても過言ではないと思います。

現執行部の皆さんが、そのことをきちんと理解し、せっかくできてきた文書管理システムに魂を入れて有効に機能するものしてくれることを心から期待しています。

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【Ozeki-Letter】　　　　　　　　　　 　2004.4.16【 第46号 】
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