【今週の一言】　2/24（火）の『てんめい尽語』から
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【文書管理システム講習会】
行政書士会から「文書管理システム講習会のお知らせ」が届きました。どうやらシステム構築が出来、稼働可能な状態になってきたようです。

この「文書管理システム」は、私が種を蒔き、導入の仕込みをしたもので、本格的に関わるために（もちろんそれだけではありませんが）会長選挙に出たのですが、残念ながら敗退し、今期の企画開発部に引き継いで頂いたので、ちょっと悔しい思いでこの通知を受け取ったのですが、引き継いでくれた企画開発部の皆さん（特に田後副部長さん）が一生懸命に“植え付け”、芽を出すまでを担って頂けたので、心より感謝です。

もちろん、４回に分けて行われる講習会の第１回に参加を申し込みました。どんなシステムになったのかがみれるので、大変楽しみではあります。参加者全員に１台づつパソコンを用意するために神奈川県立産業技術短期大学の教室を借りたようなので、その場でシステムを操作する実践的な講習になりそうです。私は、自分のパソコンでも取り込んで動かしてみようと思っています。

システムそのものは稼働可能な状態になったようなのですが、問題は、これからそのシステムを使って神奈川県行政書士会という組織の情報化をどう進めていくのかということなのです。

従来型のヒエラルキー思考による組織運営から脱却できなければこの文書管理システムを導入した意義は失われてしまいますし、実際使われないまま（或いは使い切れずに）かえって組織運営の足枷となってしまうのです。このシステムを使っていくには、トップのリーダーシップが必要であり、“情報ネットワーク組織への方向性とそのために必要な組織内の意識改革が不可欠なのです。

少なくとも「本会（事務局）事務の効率」などという“OA化”レベルの認識では、このシステムを有効に使うことは出来ません。必要な情報をいかに迅速に正確に発信し、会組織内の情報共有をはかれるか、そして、共通理解とそれによる情報相互作用を生み出し、情報ネットワーク組織へと変革していく道筋を考えていかなければならないのです。

つまり、文書管理システムは、情報化社会という新たな社会システムの中で会と制度を維持発展させていくためのツールであり、組織文化そのものを変革していくためのツールなのです。このことを現執行部におられる皆さんに是非理解をして頂きたいと思うのです。

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【Ozeki-Letter】　　　　　　　　　　 　2004.2.27【 第39号 】
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